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集中化差旅管理

2007年11月30日 09:30 来源: 《商学院》 【字体:


  西门子在中国有46000名员工,其分支机构以及运营子公司遍布全国,因而差旅管理工作的主要难点在于金额庞大、地域性强、市场环境多样、服务提供商供求不平衡等等。

  西门子早在十几年前,就在德国成立了单独的差旅管理部门,统筹管理全球一百多个国家的差旅费用。西门子中国也从七年前就开始注重差旅费用的管理,并逐步设置了专职的差旅管理部门。

  近年来,这个差旅管理部已经能够为公司每年节省少则几百万元、多则数千万元的差旅费用。西门子在中国有46000名员工,其分支机构以及运营子公司遍布全国,因而差旅管理工作的主要难点在于金额庞大、地域性强、市场环境多样、服务提供商供求不平衡等等。这就使集中化的专业管理成为最有效的手段,使得内部成本控制能够达到预期的效果。

  与一流的差旅管理公司的合作是集中化差旅管理的重要手段。“我们使用的差旅管理公司,在为西门子提供服务之前,都要对员工进行客户化的培训,特别是熟知西门子的公司差旅政策以及了解最主要的差旅产品信息。”西门子(中国)有限公司采购物流部商旅服务总经理刘晓利说。

  “在西门子,我们是一个为员工提供服务的部门。”刘晓利说,“我们不但要参与制定差旅政策,采购到性价比最好的差旅产品,还要尽量满足员工在差旅中所关注的便捷性和舒适性。”与购买其他产品不同,差旅产品采购是由每个员工在出差过程中实现的,这是实现成本管理的第一个环节。

  刘晓利和她的团队每天都与员工沟通,“有效沟通是西门子差旅管理部日常工作中最重要的部分。我们每天都在为员工提供咨询,和员工分享出差的经验,”刘晓利说,“沟通和分享能够让整个差旅管理做到更好。当然成功的差旅管理还离不开公司管理层的重视和支持。与管理层的定期沟通是通过详细的管理报表来实现的。”

  西门子实现集中化差旅管理的经验

  成本节约和控制

  •汇集差旅量以增加谈判力度

  •获得最好的价格并最大化包括交通、住宿等费用在内的整体收益

  •整合差旅数据并分析MI报告

  •差旅政策要保持一致性

  高质量的服务和服务提供商

  •选择高质量的服务提供商并巩固区域差旅管理

  •开发服务提供商并评估他们的服务

  •优化购买过程

  •使互联网预订工具标准化

  差旅安全

  •建立差旅安全管理流程和出差人员的档案资料

  •及时更新前往高危地区差旅的审批流程

  •及时追踪/定位差旅人员

  •保护与差旅相关的数据

  信息和知识分享

  •定期向首席财务官上报差旅管理的结果

  •分享最佳实践

  •安排满意度调查并处理投标

  •在企业内部网上分享差旅知识/信息

  文/汤维维
  

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