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管理而非限制

2007年11月30日 09:29 来源: 《商学院》 【字体:


  ——差旅管理变革法则

  文/康路

  每一位部门主管都有自己的部门成本预算,

  每一位经理都会自觉地按照尽可能最大化利用资源的标准来进行管理。

  出差多就会使其他费用减少,比如以公关部门为例,差旅费用增多就意味着业务发展、营销咨询等方面的费用会减少。所以,即使在一个地区没有签约的酒店,员工也会选择绝对不超过公司上限的地方住宿。

  “以前报销出租车费用的方式太费劲儿了,每次还得拼命回想这张票是怎么产生的,然后写下来。不过现在就不用这么麻烦了,报销手续要轻松得多。”美敦力医疗用品技术服务(上海)有限公司华北区技术销售代表刘宝强经常需要出差到全国各地的城市为客户提供技术培训和支持。

  作为一家世界知名的医疗器械公司,美敦力在中国的业务覆盖350个城市,并且仍然在继续迅速地发展。美敦力的业务中至关重要的一部分是与医生在一起工作,培训他们使用产品,并在安装仪器的过程中提供帮助。由于美敦力目前只在40个城市有办事处,“出差”在美敦力已经是再熟悉不过的字眼儿。“每天,我们都会有很多雇员在路上。”美敦力(上海)有限公司首席财务官John Barrett说,“差旅管理随着我们的业务发展正在变得越来越重要。”

  在美敦力资产损益表中,差旅费用是排在工资和营销成本之后的第三大成本。目前美敦力正在进行一次差旅管理制度的变革。“我们的目标不是降低成本,而是成本管理。我们要让我们的雇员得到所需要的。在美敦力,任何商旅管理政策的关键要素都是确保雇员不在工作中受到限制。差旅政策需要给出清晰的指导原则,并且在雇员差旅工作方面提供恰当的支持。”作为这次差旅制度改革的领导者,John如是说,“最后,它需要是有成本效益的——企业总是要考虑这方面的成本。但是成本并不应该是首要的目标,否则我们将无法对需要很多时间出差的雇员制定出公平的政策。”

  集中,但不集权

  “几年前,我们的管理政策只有机票等采用集中化管理,而且我们并不能够跟踪记录员工的行程,也不知道在这个商旅过程中我们支付了多少钱,但现在我们可以做到。现在,美敦力公司已经开始采用公司信用卡的方式,让每一位出差的员工在支付酒店、机票等费用时都可以使用公司卡。雇员再也不需要提前用自己的钱支付差旅费用,然后再经过比较长的一段时间后才得到报销。”公司按照约定的时间统一支付各服务提供商,不再需要员工在出差后再申请报销的过程。这既节省了雇员的时间,也使企业的管理更为透明。

  和许多大型跨国公司一样,美敦力现在也可以根据雇员差旅的主要特点,与重点航空公司、酒店等签订协议,使这方面的费用总体上降低25%。

  但集中管理不是集权政策。“我们在各地的地方代表处,都有自己的销售代表,经理们有权决定自己团队的差旅计划。”John说,“每个员工的行程安排都要进行月度、周度的报告,主管会进行分析,看看是否有必要,是否与其他人员重复,并给出相应的建议。”在美敦力工作了4年、带领着一个5人团队的华北地区销售主管张爱玲说,这些建议可能包括由当地代理商完成该工作、派其他人去完成此次出差任务,而让申请人把这次出差的机会放到另外一个地区。“这也是机会成本的考量。”John说。

  另外,公共关系部经理吴伟农介绍说:“每一位部门主管都有自己的部门成本预算,每一位经理都会自觉地按照尽可能最大化利用资源的标准来进行管理。出差多就会使其他费用减少,比如以公关部门为例,差旅费用增多就意味着业务发展、营销咨询等方面的费用会减少。所以,即使在一个地区没有签约的酒店,我们也会选择绝对不超过公司上限的地方住宿。一方面满足旅行的需求,另一方面实现有限资源的最大化利用。”经常在全国各地出差的吴伟农优化资源利用率的经验丰富:“我会把日程安排得很紧密,拜访、活动、会议等尽可能地安排在一两天内完成。”而且,虽已定居上海,吴伟农出差到北京,还会住在自己在北京的家里,而不会选择去住酒店。

  公平,并持续改善

  “我们要做到的管理原则是:对员工公平。当他们需要到某个地方时,我们能够保证他们精神抖擞,可以随时启程。”John说,“如果我们在差旅管理这方面不做好工作,雇员很快就会抱怨连天,这将引起很多消极反应。我们所有的管理者都要出差,所以我们知道这个过程中都会遇到什么样的问题、有什么样的需求。”

  “在中国进行差旅管理的一个挑战是,制订在中国的差旅策略时,很难有一个覆盖全国的统一政策。在北京、上海和在无锡或乌鲁木齐出差会有很多不同。”John说,“中国的另外一个因素是变化如此之快。我们尽可能经常地回顾我们的政策,以与市场变化的趋势保持一致。”

  吴伟农通过分析一个实例说明了美敦力的政策原则。采访当天,中央政府出台了对于公务员出差选择酒店的标准的规定:不超过三星级。“实际上这种限制是不科学的,星级并不是关键,有时在淡季,五星级的宾馆价格可能比三星级低,而在旺季时,三星级宾馆的价格会达到五星级的水平。”美敦力对酒店的选择采用了总体价格的标准。

  “我们的差旅政策也会不断地调整,以满足员工的需要。”John说。一年前,美敦力又开始了一项新的出租车费用报销政策。“我们以前要求员工对每次坐出租车产生的费用做出说明,现在我们按照不同城市、地区的情况,制订相应的标准,比如1000元/月/人,或者120次/月/人。这样可以节约很多时间。”

  “新的差旅管理政策给我们的体会就是方便。”作为专业技术销售代表的刘宝强说,“而且,在内蒙古、河北等地出差,超过500公里即可选择乘坐飞机。无论出差人员的级别如何都可以选择。”John补充说:“如果在一个地区的差旅数量达到一定程度,我们就会考虑开设代表处。这样就会降低很多差旅费用。财务主管部门也可以向管理层做出这样的建议。”

  美敦力公司也将差旅管理工作“外包”给了专业服务机构。通过专业服务机构,美敦力的所有出差员工都可以通过与专业差旅管理公司在中国的9个办事处的800或400热线电话,及时获得所需要的帮助。“我们还有两名来自商旅管理机构的工作人员驻扎在公司里,这使预订容易得多。该机构还可以集合所有雇员所需要的差旅信息以及便利性、签证申请等方面的信息。”John说,“预订酒店和机票不是我们的核心竞争力,而且旅游市场竞争非常激烈,企业很难跟上这些变化,做出最有利的选择。”

  商旅管理机构还能够为美敦力提供一些专业的总结性报告,这将帮助美敦力与航空公司和酒店的谈判。而集中支付优化了账单管理和支付过程。“同时利用各种信息,我们将知道我们在差旅管理方面的下一步工作是什么。我们目前的管理方式可以为我们的管理提供很多帮助,当我们观察更多的差旅现象而不仅仅是个体时,会从中发现一些旅行习惯,同时我们还可以从不寻常的差旅现象中发现未来可能的发展趋势,看出这会意味着什么。”

  “我们也要对这一新政策听取反馈意见,理解雇员的想法。”倒是身为财务总监的John自己提出了很多要求,“我们也知道我们的政策和实践并不完美无缺,我们也会一直寻求改进的方法。我们不断倾听雇员、管理层的意见,也观察市场上的最佳实践,以求改善。我们将定期进行市场调查,看看行业里的最佳实践是什么,然后看看我们是否能够把它们运用到美敦力来。”

  美敦力的最佳实践

  采用公司卡和集中管理制度。在预订、信息处理等方面节约大量时间和资金,并提高了管理效率。

  外包专业差旅管理并签约服务提供商,利用公司整合的信息与服务提供商签订有利的协议,使相关费用降低25%。

  采用年度部门成本预算制度。既给予各部门充分的自由协调空间,又能促使各部门做到资源利用最优化。

  在一个地区的差旅数量达到一定程度,就会考虑开设代表处。这样可以降低很多差旅费用。
  

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