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差旅管理2.0时代

2007年11月30日 09:27 来源: 《商学院》 【字体:


  ——专访MasterCard亚太区副总裁Peter Gordon

  文/康路

  差旅管理2.0时代,简单地说就是差旅管理的信息化、自动化和互动性。

  在一个被互联网“铲平”的世界里,差旅管理2.0完成了在线信息查询和预订、全球数据跟踪、电子差旅费用报告自动生成、与企业财务系统自动整合以及最先进差旅计划方案的调研和网上互动等动作。

  在任何时间、任何地点,企业实时掌握所有信息,并能够随时做出差旅计划的反馈、评估和调整。

  电脑屏幕上的红色标识格外醒目,提示着Saly公司一位出差员工的行为有违反公司差旅政策的潜在危险。作为一位跨国公司差旅管理经理,Saly立刻着手与员工的沟通。

  曾经,对于很多企业来说,避免所有的差旅“盲点”似乎是不可能的事。因为没有人知道购买打折机票的实付金额,票面价格与实付金额之间的差额就成为个人收入;也没有人知道酒店住宿发票多开了多少……甚至有的企业因为管理的难度而放弃,自动默认了这部分“福利制度”。

  而这一切问题的根本原因就在于企业无法获得及时、准确的信息。“当雇员进行酒店房间升级或雇员选择了其他一些服务时,这一信息不会通过酒店人员报告到企业,而企业迫切需要实时了解、监控雇员在哪里、产生了哪些不同的花销,确保每一位出差人员的行为都在公司的差旅政策范围内。”MasterCard亚太区负责商务支付解决方案的副总裁Peter Gordon先生在接受本刊专访时说。

  MasterCard差旅管理解决方案的重要核心是一个“全球定位系统”式的公司信用卡制度,称为smartdata系统。“信用卡会将时间、地点和费用类别及数额等信息及时、准确地报告给公司。”Peter说,“企业目前正在后台做更好的工作——精确地分析雇员做了什么、身在何方、在酒店支付了什么样的房间——更好地理解雇员是否从头至尾都符合政策。”MasterCard全球商务支付解决方案副总裁艾布拉姆斯在接受媒体采访时如是说。

  除此之外,收集信息、监督执行还只是差旅管理的第一步,“企业正在寻求利用来自员工出差过程中发生的各种费用的信息里蕴藏的更强大的能力。”艾布拉姆斯说。例如,企业可以通过过滤差旅费用数据,挖掘出大量节约成本、提高效率的机会。根据一家专业研究机构的差旅费用对比分析报告表明,传统的差旅管理成本中,一个典型的差旅项目管理成本情况如下:综合管理费用(包括政策制定、协调、支付信息和其他费用)占35%,费用报告(包括费用处理和填写报告数据等)占40%,审计占25%。

  而在MasterCard提出的解决方案中(见下页图),“利用互联网可以使很多大幅度降低管理费用的机会成为可能。”Peter说,“例如,按照传统的差旅管理方法,一次差旅的处理过程需要大约45天才能完成。”大量票据的核查、输入工作使账务管理人员不堪重负。“而现在只需要三分之一的时间就可以完成,员工的现金报销甚至可以在三天内完成。”

  在线报告软件、在线差旅预订、电子客票和在线跟踪等对差旅经理们有价值的自动化工具与信用卡系统相结合,使信息的获取易如反掌,从而也使管理成本下降、效率提高。“有人说任何商务人士出差必备的三样物品是:手机(黑莓)、护照和信用卡。”Peter最后笑着说,“信息就是力量!”

  (感谢汤维维对本文的贡献) [[[下一页]]]

  MasterCard开发的差旅管理解决方案从各个行业差旅管理的最佳实践中总结了五个类别:差旅政策(公司差旅规定)、旅游公司(安排行程)、信用卡产品(支付费用)、费用报告(差旅账单)和管理报告(管理差旅费用)。这五个环节构成了差旅管理的良性发展。

  (1)探索在开发、沟通和管理企业差旅政策方面的创意——带来雇员遵守政策的最大化效果。

  (2)由旅行公司提供所需要的服务,以用来节约公司的时间和资金。

  (3)强调所需要服务的特点,如报告工具、可靠性以及账单/支付能力,这可以节约时间和资金。

  (4)寻找在费用捕捉和报告方面的创新,提供显著降低报告准备时间、减少错误的窍门。

  (5)回顾在管理报告中的重点,这可以成为企业与服务提供商谈判时最大化企业利益的筹码,并且可以对商务数据进行审计、监督。

  世界知名信用卡国际组织 MasterCard 总结了全球领先企业在差旅管理方面的最佳实践,中国的管理者们可以参考这份清单对自己的差旅管理状况做一次细致的“体验”。

  差旅政策Travel Policy——rules and regulations of corporate travel

  1、差旅政策应该通过网络充分地沟通

  成功关键要素及实现方法

  可获得在线信息

  •在企业内部网站的网页上张示差旅政策,确保它是能够很容易被找到的公共文件

  •要求你的差旅公司在专为你的企业开设的网页上张示差旅政策,供雇员使用

  新员工入职培训

  •在新员工入职培训过程中进行演讲,向新员工培训差旅政策

  培训论坛 

  •提供一个论坛,主要强调与使用、遵守差旅政策相关的事宜,以及其他合适的话题。

  2、差旅政策应该与公司的企业文化相一致

  成功关键要素及实现方法

  符合文化 

  •政策原则应该反映企业的独特文化 ( 如创业文化 VS 公司文化 )

  •差旅政策条款应该与企业文化相一致

  3、消除公司卡的私人使用

  成功关键要素及实现方法

  政策要求 

  •公司卡的使用应仅限于企业的差旅和娱乐费用之用

  管理层支持 

  •确保管理层的支持—保证政策要求与管理层的沟通

  4、消除企业的现金预支

  成功关键要素及实现方法

  政策要求 

  •消除企业现金支付并鼓励仅使用公司卡发放银行的自动取款机

  •回顾现金核对过程

  管理层支持 

  •确保管理层的支持—保证政策要求与管理层的沟通

  5、对于违反差旅政策的行为予以处罚

  成功关键要素及实现方法

  管理层支持 

  •应该回顾差旅政策,并在员工得到公司卡之前在政策文件上签字

  •政策必须得到上级管理层的“公开”支持 ( 如网络张示的官方签署的政策原则 )

  •向管理层提供报告,说明没有遵守差旅政策的财务处罚

  •帮助管理层对差旅政策做出真正的、可见性的回应、

  6、考虑将企业差旅管理的国内与国际职能集中化

  成功关键要素及实现方法

  州 / 省际集中化的系统能力

  •提供能够保证国内外团队差旅管理能力的基础设施

  国内和国际管理层支持 

  •国际办事处支持遵守向中心总部报告的结构

  7、为进行国际旅行的员工提供教育工具和资料

  成功关键要素及实现方法

  雇员可以使用互联网

  •保证信息容易获得和理解,并且对雇员有用

  •制定一个加强出差雇员使用软件 /数据库的政策指导文件

  信用卡产品  Card Products——Purchase the travel

  8、应用一卡通

  成功关键要素及实现方法

  管理层支持 

  •为购买快捷的公司卡项目而获得管理层的支持

  成本 / 收益分析 

  •提供一卡通解决方案的成本 / 收益分析 , 并获得管理层的支持(注意:这一报告能够得到你的公司卡项目方面的协助)

  采用一卡通解决方案的基本步骤 :

  步骤 1:建立账户层级结构(如主卡→员工公司卡→现场销售人员卡等)

  步骤 2:利用一卡通建立个性化的卡持有者使用条款

  步骤 3:通过一卡通来选择个性化的账单和透支额度等

  步骤 4:雇员进行消费

  9、使用公司卡一卡通项目用于所有的差旅和娱乐费用

  成功关键要素及实现方法

  使用公司卡项目 

  •签署一个公司卡项目并要求所有的差旅费用支付都使用该卡

  •签署的公司卡提供在线报告功能 , 以有效、及时地进行费用管理

  •公司卡必须在全球通用(如保证公司卡能够在雇员要旅行的地点可以使用)

  10、选择公司 ( 而不是个人 )信用卡项目

  成功关键要素及实现方法

  公司信用额度 

  •为你的信用卡项目选择公司的信用额度

  通过信用卡发放机构或费用报告软件等提供的管理报告工具 

  •利用在线管理报告监测员工是否出现用卡错误

  11、选择集中账单 / 集中支付功能

  成功关键要素及实现方法

  集中账单 / 支付功能 

  •与公司卡发放机构就这一功能进行谈判

  •建立电子邮件通知雇员费用已经产生的功能

  •消除所有公司卡的个人消费使用功能[[[下一页]]]

  费用报告Expense Reporting——account for the travel

  12、利用自动在线费用报告系统

  成功关键要素及实现方法

  自动化 

  •保证系统有能力执行费用报告的“生命周期”功能

  在线功能 

  •保证在线自动费用处理软件系统

  13、利用提供就付款或者总分类账目界面的自动费用报告系统

  成功关键要素及实现方法

  应付款或综合账户界面 

  •保证自动化的费用报告软件系统能够直接报告给企业的应付款或综合账户系统

  14、通过电子邮件通知雇员费用报销事宜

  成功关键要素及实现方法

  自动费用报告系统 

  •保证自动报告系统带有电子邮件通知的功能

  拥有所有雇员的电子邮件地址 

  •自动费用报告系统可以将报销通知发给所有的雇员

  15、挖掘没有上报的费用

  成功关键要素及实现方法

  雇员培训 

  •保证员工了解包括指导资料等在内的差旅政策 , 提供费用报告要求的票据以符合税务管理规定

  税务部门的参与 

  •获得税务部门对差旅政策在费用报告流程的认同

  管理报告

  •使管理者能够通过管理报告进行费用花销的审计

  管理报告Management Reporting——manage the travel expenses

  16、进行随机审记

  成功关键要素及实现方法

  自动化 

  •保证带有自动审计功能的自动化费用报告系统

  综合审计过程 

  •完成以数据样本为基础的审计 ( 每30 份报告进行一次审计 )

  •对那些有“潜在滥用公司卡”的高风险员工继续进行审计

  •审计参数可以包括 :

  ◆ 一定的金额

  ◆ 带有某个共同姓氏的账单报告

  ◆ 某个部门

  ◆ 某种类型的费用

  17、利用在线管理报告功能

  成功关键要素及实现方法

  提供在线功能 

  •保证公司卡项目能够提供在线管理报告的功能

  自动费用报告系统 

  •保证自动费用报告系统提供管理报告的功能

  18、利用综合消费信息来保证在各主要的差旅费用类别中签订有利的服务提供商协议

  成功关键要素及实现方法

  公司卡发放机构或费用报告软件提供的在线管理报告工具 

  •与一定范围的服务提供商谈判有利的协议

  •在谈判时,企业可以考虑的优惠

  包括:

  ◆ 团购 ( 如航空公司 )

  ◆ 统一费用折扣—10%

  ◆ 层级式折扣—到“X”美元

  ◆ 基于年度总费用的折扣

  19、一家签约差旅公司

  成功关键要素及实现方法

  独家差旅公司关系 

  •保证该差旅公司能够很好地满足雇员的差旅服务需求

  20、通过电子邮件发送旅行线路

  成功关键要素及实现方法

  通过互联网与雇员沟通 

  •建立通过电子邮件将旅行路线发送给雇员的系统

  差旅公司Travel Agency——arrange the travel

  21、差旅政策原则应该完全整合到差旅公司的计算机预订系统中

  成功关键要素及实现方法

  系统整合 

  •保证差旅公司能够将差旅政策整合入其预订系统中

  •企业认识到将差旅政策与差旅公司的系统相整合是很重要的,因为它:

  保证在差旅的预订环节能够与差旅政策要符[[[下一页]]]

  22、要求差旅公司把在线差旅预订作为雇员的选择之一

  成功关键要素及实现方法

  能够使用互联网 / 企业内网 

  •保证雇员能够通过互联网 / 企业内网获得信息

  在线预订能力 

  •在公司的内网或者差旅公司为企业开辟的专门网页上,提供在线预订服务

  •保证经常出差的雇员使用该系统

  •在线系统与差旅政策进行系统整合

  •确保差旅政策与差旅公司的整合

  23、要求企业使用信用卡项目

  成功关键要素及实现方法

  要求使用公司卡项目

  •对所有的旅行 & 娱乐费用都要求使用公司卡项目

  •要求获得批准使用的差旅机构保存雇员的公司卡正确的信息资料

  24、利用电子客 ( 机 ) 票

  成功关键要素及实现方法

  差旅公司和雇员享有互联网与电子邮件功能 

  •让差旅公司用电子邮件将旅行路线图以及机票确认号码发送给雇员

  •当使用在线预订系统、打印确认函或者使用无线上网在登机时能够获得相关信息

  编译 / 康路
  

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