首页财经股票大盘个股新股行情港股美股基金理财黄金银行保险私募信托期货社区直播视频博客论坛爱股汽车房产科技图片

提问你的差旅管理公司

2007年11月30日 09:18 来源: 《商学院》 【字体:


  文/Leigh Buchanan

  当企业成长时,需要更多的雇员“走上路”去拓展业务,并需要雇佣差旅管理公司来提供专业帮助。为保证你获得一流的服务——而不是“金玉其外,败絮其中”,以下是你应该问你的差旅管理公司的几大问题。

  你有多少企业客户?“如果一家差旅管理公司的企业客户少于30%,那么它就不会真正理解你的需求。”弗吉尼亚国家商务旅行协会的Kristi Long说。

  你如何定义“交易”?很多差旅管理公司采用每次交易完成后收费的方式,并不是所有的交易都是一致的。对于一些差旅管理公司来说,一次交易意味着完成一次完成的行程预计安排等;而对于另外一些差旅管理公司来说,买一次机票就是一次交易——转签是另外一次交易,而取消又是一次交易……

  你能帮助我们建立一个差旅政策体系吗?如果你的企业还没有建立全公司范围的差旅管理政策,一家好的差旅管理公司就可以担任咨询顾问的角色。“我想找那些愿意走进我的办公室或至少真正愿意在电话里花时间和我讨论的人。”Long说,“他们应该问这样的问题:‘你有多少雇员需要出差?他们出差的频率如何?副总裁与销售人员出差时有不同的待遇吗?你为什么要出差:去签署合同还是去做客户支持?’ ”

  谁是我们主要的差旅规划经理?“了解负责你的协议的人是谁比我们平日想象的更重要。”总部位于休斯顿的Carlson Wagonlit旅行/世界旅行公司总裁兼董事总经理Mike Weingart说。要求一位经验丰富的差旅公司经理来为你管理,他应该理解整个行业,并清楚以下信息:汽车租赁公司为应对油价上涨而会在什么时候有新的额外收费。“而且你需要有一位对各地情况很了解的经理,”Weingart说,“如果你的雇员想去南加利福尼亚的Charleston,那他就会准确到达那个西弗吉尼亚的Charleston,差旅管理公司应该能够做到。”

  你是否提供在线服务和个人服务?一些差旅管理公司通过在线安排一些简单的行程而为客户节约费用,这些在线预订网站包括Orbitz、Expedia或者Travelocity。如果一位雇员违反了公司政策,这些网站将向差旅管理公司发出提示,而差旅管理公司将解决这些问题。

  你与航空公司、酒店或汽车租赁公司建立联系了吗?关系广泛的差旅管理公司经常可以获得更好的飞机座位或能够保证与《财富》500强公司享有同样的汽车租赁价格。还要问差旅管理公司诸如航空津贴的问题,这些津贴包括打折停车费、在汽车租赁前台快速处理的待遇以及VIP俱乐部的嘉宾通告证等。

  你会帮助我们与地方酒店保证密切关系吗?如果你的雇员多数是到一个城市出差,或者如果你经常在总部接待访客,与一家特定酒店建立关系是很划算的。一些差旅管理公司会帮助你出标,并就诸如免费早餐和无线上网等条件与酒店进行谈判。

  你有激励或回馈项目吗?旅行是一种对雇员成就或客户忠诚度进行奖励的特定方式,“一些差旅管理公司会将这些项目进行客户化定制。”Weingart说。这些差旅公司也可以在不增加你的费用情况下,帮助你安排会议地点或预订雇员的休闲旅行。

  兼顾节约与效果的差旅成本压缩六大措施

  美国运通环球服务部总裁白施礼提出了尽可能完美实现兼顾节约与效果的六点建议:

  1、制定清晰明了的财务政策,便于所有部门查询,由此避免职员在未被授权的领域内支出费用。

  2、优化供应链。要学会控制成本,必须清晰地了解企业把钱花到了哪里、自己的供应商究竟是谁,然后优化供应链,与航空公司、酒店签订长期合作合同,获得优惠价格。

  3、用公司卡管理费用支出。用传统的纸张管理,不仅容易发生纠纷,而且管理成本很高,职员可以拿着公司卡直接消费,既避免了现金支出,降低了成本,而且还可以对整个出差流程进行费用监控,看其是否符合公司政策。这样一来,所有的信息都可以迅速查询,而又无需繁杂的发票。

  4、监督所有部门执行公司的相关政策。因为再好的政策得不到执行也只是一纸空文,企业需要建立一套强有力的监督机制。

  5、严格执行费用支出程序。对费用支出严格把关,一旦发现授权之外的支出,一律予以处罚。

  6、尽可能使用科技手段如网上预订等措施降低费用。传统程序往往是公司行政部门帮助员工打电话、订票、付钱,既耗用时间、人力,而且效率也低。最理想的做法就是借助全球预订系统等现代化工具,对飞机航班、酒店房间存量等信息有一个清楚的了解,这样每一个要出差的人只要自己上网,花费很短的时间就能搞定所有的事。

  选自Inc.com 编译:康路
  

评论区查看所有评论

用户名: 密码: 5秒注册