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外包:专业化解决方案

2007年11月30日 09:15 来源: 《商学院》 【字体:


  文/施智梁

  你的公司年差旅费用已经超过200万元?有必要考虑设立专门的差旅管理职位、接洽专业的差旅管理公司了。

  差旅管理概念还没有深入国内企业,很多企业的员工出差都是个人搞定出差中的种种花销,甚至都懒得通过网络旅游服务公司寻求打折机票和旅宿。所以,没有成型的差旅管理制度给公司的财务带来了巨大的浪费甚至黑洞。以FCm Travel Solutions(全球领先的专业差旅管理公司)新上任的中国区总经理David Fraser多年的行业经验判断,一个年差旅费用达到200万元以上的公司就有必要专门设立类似差旅管理经理的职位,来负责制定适合公司的差旅制度,接洽专业的差旅管理公司。

  《商学院》:企业的差旅管理现在已是一个大问题,一般而言有多少节省空间呢?

  Fraser:TMC(差旅管理公司)一般可以让企业节省下10%~30%的差旅费用,具体情况要根据企业的行业等特性来决定。由于现在提倡让专业的人来做专业的事,我们可以看到很多企业采用外包的政策,将这部分业务交给FCm这样的差旅管理公司。所以对于企业而言,它们要做好的就是四点:一是自身制定比较良好的差旅政策;二是根据自己公司的特点找到合适的差旅公司;三是整合好差旅数据,加强差旅费用的透明度;四是企业文化,能不能很好地让基层的员工接受这样的差旅政策。

  《商学院》:在国内的企业中,你们通常看到哪些差旅管理上的误区?

  Faster:最阻碍公司大刀阔斧进行差旅改革的一个重要因素是很多公司不是非常希望公开他们的差旅财务报表,这是最致命和不可扭转的公司心态上的误区。只有有了接受差旅管理的企业土壤,差旅管理公司才能与企业展开合作,才能有后期的公布差旅各项数据、使差旅成本透明的种种举措。

  《商学院》:对于差旅过程中的两大费用:交通费(机票和火车票等)和旅宿费,正确的差旅制度怎么将这两部分进行优化?

  Fraser:最关键的就是把这些费用的数据进行批量整合,完整的差旅数据库是进行差旅管理的基础。公司前期有必要收集如下这些信息:公司每年商旅计划中用于飞行、旅店和租车上的花费;出差者的频率;差旅范围;公司与各个差旅供应商的协议;公司的付款方式等。然后专业差旅公司对这些信息进行整合和分析,得出差旅成本控制的突破点。比如可以根据数据库整合出来的差旅流量,与一些酒店和航空公司签订一个公司独有的协议价,这也是公司差旅管理中稳定差旅费用的一大举措。

  《商学院》:下决心进行差旅管理的企业在内部要做哪些流程上的操作呢?

  Fraser:除先前提到的制定差旅政策和外包给合适的差旅管理公司外,公司内部各个层级部门的配合非常关键。人事、行政、财务、采购等部门统筹行动,比如财务部门对成本的控制和会计制度的兼容,人力部门提供企业薪酬方面的政策等。至于是否要成立一支专门管理差旅方面的队伍,以目前我们和客户企业打交道的经验来看,很多客户还没有确定这样的细致分工。不过从长远来看,企业的年差旅费用在200万元以上的话,就很有必要设立差旅经理这一职位了。
  

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