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简约不简单

2007年11月13日 09:18 来源: 《管理学家》 【字体:


  ——某集团非独立核算分支机构财务信息化实践

  作者:邓国清

  “纷繁世界,多则惑,少则明,简约不简单。××商务休闲男装!”这是一段精彩的广告台词。念及企业的信息化建设,亦有同感,企业管理信息化并不总意味着“博大精深全专新”。这方面,笔者在从事A集团公司分支机构财务系统建设时曾有所思考,信息化的简约应用,亦能给企业管理带来莫大的改观,起到四两拨千斤之效。同时,该集团公司的实践经验具有一定的代表性,希望读者有所借鉴,有所启迪。 

  分支机构财务管理之痛

  与很多全国性企业一样,A集团公司出于贴近市场、促进销售、售后服务等方面的考虑,在各地设立了40余家非独立核算的分支机构。在分支机构发挥重要作用的同时,其财务管理方面,特别是非独立核算性质的分支机构的财务管理,存在着一系列令人头痛的问题:

  问题一:账目混乱,效率低下  非独立核算的分支机构一般不会配置专门的财务人员,而由文员兼职,但文员基本上没有财务专业背景,这种由非专业人士做专业事情的条件下,过程的痛苦和结果的差错就可想而知。如何改进?

  问题二:财务监控缺失  分支机构“处江湖之远”,人多势众;总部“居庙堂”之高,将兵皆寡,且手中仅握错误且滞后之账目。如何管理?

  问题三:填不满的资金窟窿  一方面是总部的资金如滔滔江水流向各方,另一方面分支机构仍是万户哭穷声。对于这种资金供需矛盾,如何调控? 

  选择合适的解决方案:关键字—简约

  A集团公司为上述问题,考虑过下述解决方案:

  方案一:增添人手,即在当地招聘专业的财务人员  问题一可以解决,问题二和问题三,可以解决一部分。不利之处在于成本高,同时人不能尽其才,于公于私皆不利。

  方案二:改变分支机构财务结算模式  取消办事处备用金制度,所有的财务事宜都统一由总部处理,但这只能部分解决问题,带来新的问题是整体效率更低了。

  方案三:“简约”的信息化方案  即以财务管理为体,信息化为用,考虑到成本、效率等因素,采用自行开发单机版小系统的方式,一揽子解决上述问题。

  方案三体现了如下特点。

  以信息系统的傻瓜化解决文员的专业化问题

  财务的账务处理虽然很专业,但很有规律,因此可以利用这种财务与业务的内在联系,由信息系统在后台处理。即利用“财务业务一体化”的思想,由业务来产生财务凭证,简化文员的操作。在操作中,文员只要选择相应的业务类型,系统自动跳出会计分录,文员只要录入金额即可,非常之简单。这样,即使操作者不是专业的财务人士,也可以正确的完成账务的处理事宜。

  这其中的关键就是要把分支机构所有与财务有关的业务全部梳理出来,然后逐一建立模式凭证。这是一个“技术+体力”的活,如果对分支机构的业务不熟悉,则无法完成这项任务。最后,共梳理出3级13大类共340余项明细业务,一个小小的分支机构居然就存在这么多的明细业务,从这点也可以看出企业具体业务的复杂性。考虑到业务的未来变化,系统应预留弹性,届时可以随时增加。

  以信息系统的自动化解决工作的低效率问题

  以电子信息传递的方便性解决及时监控和资金流向问题

  上述两个特点是信息化的必然优势,不赘述。

  以简约的手段降低系统成本和提高开发效率

  这也是相对外购成熟财务软件和外包开发等方式的优势所在。外购成熟财务软件成本高不说,由于其仍为专业财务软件,显然不适合非专业的文员使用。另外,这种Excel+VBA的单机版方式,技术并不复杂,公司的IT部门完全可以胜任,其对业务的理解也非外部人员所能比,不管是从成本还是从效率考虑,自行开发都略胜一筹。

  方案三面临的问题是:企业此时已决定要上ERP,分支机构财务管理也已纳入ERP的管辖范围,如果开发这个独立的管理系统,可能又会形成一个“信息孤岛”。怎么办?是等,还是做?最后,考虑到其投入少、开发简单,最终还是决定选择方案三。 

  “简约”的过程,“不简单”的结果

  这个方案最后到底表现如何?我们可以先看一下实施的结果。

  总体来看,方案三取得了成功,其开发过程相当“简约”:“简”—短、平、快;“约”—低成本,但结果并“不简单”,充分体现了“简约不简单”的特点,由下表的投入产出对比情况也可略见一斑。

  所谓“简单”的操作,这体现在分支机构文员使用这个小系统的过程中,由于系统采用的是地球人都知道的Excel平台,界面非常友好,是人就会用。而且文员还可以利用Excel本身强大的各种功能作进一步的加工,如格式设计、排名、函数计算及分析等。试想,有哪种软件数据处理的灵活性能比过Excel?“借势”—这也是这个系统的又一个“不简单”之处。

  公司对此评价很高,CIO与CFO均表示,这是其所见过的最出色的分支机构财务管理系统之一。

  后来,公司的ERP系统数年后还没落地,我们很庆幸没有把那些问题全推到ERP去解决,否则分支机构的财务问题早就不可收拾。 

  “简约”信息化方案的关键成功因素

  企业管理信息化是一项复杂的事业,或“博大”,或“简约”,各有所适。对于这么一种“简约不简单”的境界,也需要有一定的条件方能有所成。

  技术可行  对IT技术要求不高,方有利于缩短开发周期和节约开发及维护成本。本文案例之中,只需要一点VBA编程技术即可,最简单的编程语言之一。

  应时之需  当管理问题严重到一定程度的时候,已经引起管理层的注意,且到了非解决不可的时候,且ERP等大系统尚未成气候,这时出马,救黎民于水火,功勋自然显著,即所谓“结果不简单”。

  当然,这有点阴谋家的味道,如果能把所有问题扼杀于摇篮之中,岂不更好?何必为好大喜功而放任滋生?道理是对的,然而,这太理想化,无为而治的境界谁人能及?何况,现实管理过程中,问题纷繁芜杂,变化多端,管理者救急尚自顾不暇,也实在无精力处理摇篮之事。

  因势利导 即充分利用现有资源,以达到低成本、高效率的“简约”之效。本文案例之中,借用Excel之势,达到了两个重要目标,一是界面的友好可操作性,二是数据深度加工的方便性。 

  他山之石,A集团之经验借鉴

  从该案例,就事论事来看,笔者认为,Excel版本的“财务系统”,是解决非独立核算分支机构财务管理的一种很好的方式,这种系统简单方便,操作人员接受度很高,而且投资小,开发周期短,维护方便,对于同样有着众多非独立核算办事处的企业来说,值得借鉴。

  如果推而广之,则寸有所长,尺有所短。大系统不能解决所有的问题,简单系统亦有其闪光之处。我们其实可以更多的利用诸如Excel、局域网等各种便利的软硬平台,作适当的简单开发,作为大系统的补充,或者作为大系统来临之前的过渡,可以很“简约”的解决不少现实管理问题。如:利用公司层面的共享文件夹解决会议室、公务车等公共资源的调配问题;利用Foxpro等语言工具开发简单的数据管理系统等。这种做法,即使有“信息孤岛”之虞,从务实的角度出发,也聊胜于无,若要非等到集成的大系统降临,黄花菜都凉了。

  《周易》“三易”的第一易,曰“简易”,说宇宙的法则根本就是至简、至易的,真理总是最简单、最平淡的。最简单、最平凡的就是最美好、最伟大的,复杂的结果只能是劳民伤财。既然老祖宗如是说,那在企业信息化建设过程中行“简约不简单”之事亦为顺天理,合人情,理当有所作为。 
  

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